শিখে নিন “ইমেইল এটিকেট ১০১” (পর্ব ২)

Posted in: Crafts & DIY Mar, 20 2015 | Comments

প্রথম পর্বেই আলোচনা করেছিলাম আমাদের দৈনন্দিন জীবনে ইমেইলের অপরিহার্যতা এবং এই ইমেইল ব্যবহারের যে কিছু এটিকেট রয়েছে যা আমরা অনেকেই অজ্ঞতার কারন বশতঃ প্রয়োগ করি না। কিন্তু এই এটিকেটগুলোর অপ্রয়োগ যে আমাদের যোগাযোগ কার্যকারিতা বিনষ্ট করে তা প্রতিরোধেই জেনে নেয়া প্রয়োজন ইমেইল এটিকেট।

১ম পর্বে ইমেইল এটিকেট এর ৭ টি নিয়ম জানিয়েছিলাম। এ পর্বে থাকছে আরো ৭ টি :

সিগনেচার এর ব্যবহার

ইমেইলে সিগনেচার এর ব্যবহার একটি পেশাদারী সৌজন্যতা। কি – অবাক হয়ে গেলেন ??? ইমেইলে আবার সিগনেচার!!! এটা কি চিঠি বা কাগুজে যোগাযোগের কোন মাধ্যম যে সিগনেচার দেয়া যাবে!!! আসলে ব্যপারটা এরকম নয়। এ সিগনেচার কাগজে কলমে সিগনেচার নয়। এ হল ডিজিটাল সিগনেচার, যেখানে আপনার কন্টাক্ট ইনফরমেশন – ফোন বা মোবাইল নাম্বার, ঠিকানা – থাকে। এই ফিচারটি আপনি আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্ট সেটিংস থেকে অন করে নিতে পারেন। এর সুবিধা হল আপনি যাকে মেইল করছেন তাকে পরবর্তীতে প্রয়োজন হলে আপনার কন্টাক্ট ডিটেইলস চেয়ে আবার মেইল করতে হয় না।

কোম্পানি ইমেইল আর প্রাইভেট ইমেইল

আমাদের মধ্যে অনেকেই যারা চাকরী করি তাদের অনেকেরই জবপ্লেস থেকে একটি অফিশিয়াল ইমেইল অ্যাড্রেস দেয়া হয়। অনেকের নিজের ব্যবসা-প্রতিষ্ঠানেরও অফিশিয়াল ইমেইল অ্যাড্রেস থাকে। কিছু ইউনিভার্সিটিরও শিক্ষার্থীদের জন্য নিজস্ব ডোমেইনে ইমেইল অ্যাড্রেস থাকে। আমাদের এই কোম্পানি বা প্রফেশনাল ইমেইল আর প্রাইভেট ইমেইল এর পার্থক্য বুঝতে হবে। কোম্পানি ইমেইল শুধু অফিস বা কাজ সংশ্লিষ্ট কারনেই ব্যবহার করতে হবে, কোন ব্যক্তিগত কারনে নয়। ব্যক্তিগত বা অনানুষ্ঠানিক কাজের জন্য ব্যবহার করতে হবে প্রাইভেট ইমেইল। একই ভাবে আমরা যখন কাউকে মেইল করব তা ফরমাল না ব্যক্তিগত যোগাযোগের জন্য তার সাপেক্ষে সেই ব্যক্তির কোম্পানি বা প্রাইভেট ইমেইলে মেইল করবো।

হাই প্রাইওরিটি ফ্ল্যাগ

সাধারণত সব ধরনের ইমেইল প্রোগ্রামেই High Priority Flag এর একটি ফিচার থাকে। যখন আপনি কোন একান্ত জরুরী বার্তা ইমেইল করছেন তখন তা আপনি এই হাই প্রাইওরিটি ফ্ল্যাগ দ্বারা চিহ্নিত করে দিতে পারেন, যাতে তা খুব সহজেই এবং অবিলম্বেই প্রাপকের মনোযোগ আকর্ষণ করে। তবে সাবধান! এই অপশনের অতিব্যবহার মানে প্রতি মেসেজেই ব্যবহার করলে কিন্তু পরবর্তীতে আপনার ইমেইল উপেক্ষিত হওয়ার সম্ভাবনাই বেশী হবে।

চেইন-লেটার

সাধারণত পরিবার বা বন্ধুবান্ধবের সাথে ব্যক্তিগত আলাপের জন্য চেইন মেসেজ এর ব্যবহার অনেক প্রচলিত। কিন্তু কর্মক্ষেত্রে ব্যবহারের জন্য এই চেইন লেটার এর ব্যবহার খুবই অপেশাদারি বলে পরিগনিত হয়। কোন কিছু আলোচনায় বা কোন বার্তা দিতে প্রয়োজনে পৃথক পৃথক সাবজেক্ট দিয়ে মেইল করুন। আর অনেক চেইন লেটার যা আমরা পাই তা প্রায় ক্ষেত্রেই স্প্যাম্প হয়ে থাকে। তাই কখনই চেইন লেটার ফরোয়ার্ড করবেন না – নিজের কর্মক্ষেত্রের বা চাকুরীমহলের কাউকে তো অবশ্যই নয়।

ইমেইল কন্টেন্ট এর ক্ষেত্রে সাবধানতা

কখনই এমন কোন ইমেইল পাঠাবেন না বা ফরোয়ার্ড করবেন না যেটার বিষয়বস্তু মানহানিকর, অপবাদসূচক বা আক্রমণাত্মক। কোন অশালীন বা বর্ণবাদী ইংগিতবহ বিষয়বস্তুও যদি আপনার মেইলে থাকে তাও আপনাকে বা আপনার কোম্পানিকে বিপদে ফেলতে পারে। আপনি আসল লেখক না হলেও এরকম কোন মেইল পাঠালে বা ফরোয়ার্ড করলে আপনি আইনি ঝামেলায় পোর্টে পারেন।

Reply, not Reply-To-All

কর্মক্ষেত্রে কখনও কখনও একই বার্তা কয়েকজন কে পাঠাতে হয়। আমরা তখন ইমেইলে “CC”, “BCC” ফিচার ব্যবহার করি। এই একাধিক প্রাপক এর ইমেইলে আপনার যদি উত্তর করতে হয় এবং তা যদি সবার জন্য হয়, শুধুমাত্র এরকম অবস্থায়ই Reply-To-All ব্যবহার করুন। কিন্তু যদি শুধুমাত্র প্রেরককে উত্তর করতে হয় তাহলে Reply ব্যবহার করুন, তা না হলে বিসয়বস্তুর প্রাইভেসি ও অনাবশ্যক বার্তার বিড়ম্বনায় পড়তে হয় ওই মেইলের সাথে সংশ্লিষ্ট সকলকে।

আবার পড়ুন, তারপর পাঠান

প্রতিবার, প্রতিটি বার এটা করুন। মেইল লিখে তা সেন্ড করার আগে আরেকবার পুরো মেইলটি পড়ুন। লিখার সময় দু-একটি সামান্য ভুল হতেই পারে, কিবোর্ড টাইপিং মিস্টেক হওয়াটাও অসম্ভব নয়।তাই মেইল করার আগে তা আরও একবার মনোযোগ দিয়ে পড়ে নেয়াটা খুবই ভালো একটি আইডিয়া।

এইভাবেই প্রতিবার ইমেইল করার সময় যদি আপনি এটিকেট মানেন, তাহলে ইমেইল কে আপনি একটি কার্যকরী যোগাযোগ মাধ্যম হিসেবে ব্যবহার করে আপনার প্রফেশনাল লাইফ এ সন্দেহাতীতভাবে একটি ইতিবাচক প্রভাব রাখতে পারবেন।

আর্টিকেলটি ভাল লাগলে লাইক করুন, শেয়ার করুন। কমেন্ট করে আপনার মতামত জানান।