শিখে নিন “ইমেইল এটিকেট ১০১” (পর্ব ১)

Posted in: Career & Education, Miscellaneous Nov, 22 2014 | Comments

কর্পোরেট কালাচার বা অর্গানাইজেশনাল কালচার এর এই সময়ে ই-মেইল এর ব্যবহার লক্ষণীয়ভাবে বিদ্যমান। চিঠির চলটাই প্রায় বিলুপ্ত। মনে করুন তো শেষ কবে আপনি একটি চিঠি পেয়েছেন বা কাউকে পাঠিয়েছেন?

writing-emails

প্রয়োজনীয় কাজগুলোর ক্ষেত্রেও ফোনকলের ব্যবহার কদাচিৎ, বরঞ্চ ই-মেইল এর মাধ্যমেই তাবত প্রয়োজনীয় কাজগুলোর সম্পাদনা হয় – হোক সেটা চাকরীর জন্য আবেদন বা ইন্টার্ভিউর জন্য আমন্ত্রন; হোক সেটা Work Order এর Write-Up বা ব্যবসার লেনদেন এর রিপোর্ট সঞ্চারণ।

যেখানে এই যোগাযোগ মাধ্যম, ই-মেইল, এর ব্যবহার ও প্রয়োজনীয়তা এত ব্যাপক; তারপরও এটা খুবই আশ্চর্যজনক যে অধিকাংশ ব্যক্তিই প্রাঃয়শই এই মাধ্যমটির ভুলভাবে ব্যবহার বা প্রয়োগ করে থাকে।

কার্যক্ষেত্রে নিজের দক্ষতার প্রমান রাখতে এই অতিপ্রয়োজনীয় মাধ্যমটির সঠিক ব্যবহারবিধি জেনে নেয়াটা অত্যাবশ্যক। দুটো পর্বে আপনাকে জানিয়ে দিচ্ছি ই-মেইল এর মাধ্যমে যোগাযোগ এর ১৪ টি প্রচলিত ব্যবহার্য-নিয়ম :

“TO” এবং “CC” এর মধ্যের পার্থক্য বুঝুন

গবেষণা দ্বারা প্রমাণিত, আপনি যত বেশী ব্যক্তিকে একসাথে ই-মেইল করবেন, তার মধ্যে একজন হলেও যে সেটার উত্তর দেবে বা আপনার ই-মেইল ভালো করে পড়ে দেখবে তার সম্ভাবনা ততোই কম। আপনি ঠিক যার কাছে কোন তথ্য পৌঁছে দিতে চান, বা চান যে আপনার ই-মেইল অনুযায়ী কাজ করুক বা উত্তর দিক ঠিক তাকেই “TO” করে ই-মেইল করুন। আর “CC” শুধু তাদেরকেই করতে হবে যাকে আপনি ই-মেইলের বিষয়বস্তু জানিয়ে রাখতে চান।

“বিষয়” টা আগে বলুন, তার পর ব্যাখ্যা করুন

ই-মেইলের একদম প্রথম দিকেই সবথেকে মূল বিষয়টি ব্যক্ত করুন, এবং তারপর প্রয়োজন হলে বিস্তারিত বর্ণনা করুন। আপনি কেন ই-মেইল করছেন, কি তার আসল কারণ তা ই-মেইলের প্রথমাংশেই লেখুন। এটা খুবই বিরক্তিকর একজন গ্রাহকের বা প্রাপকের জন্য যখন তাকে বিশাল প্রারম্ভিকা বা মেইল পড়ে তার মর্মোদ্ধার করতে হয়।

একটি মেসেজে বহু বিষয়ের উপস্থাপনা না করা

আপনার যদি একান্তই একের অধিক প্রসঙ্গে আলোচনা করতে হয়, প্রয়োজনে একাধিক ই-মেইল করুন প্রতিটি প্রসঙ্গের জন্য ভিন্ন ভিন্ন সাবজেক্ট দিয়ে। এতে পরবর্তীতে যাকে মেইল করা হয় সে সহজেই ইনবক্স থেকে চোখ বুলিয়েই কাঙ্খিত মেইলটি খুঁজে বের করতে পারে।

Subject হল “Subject”

একটি ই-মেইলের খুবই গুরুত্বপূর্ণ অঙ্গ হচ্ছে এর Subject বার। আপনি কি লিখে মেইল করছেন – কি প্রসঙ্গে, তার মূল বিষয় কি – কয়েকটি কীওয়ার্ড এ অবশ্যই তা যথাযথভাবে Subject বারে লেখুন। যাকে মেইল করা হচ্ছে তিনি পরবর্তীতেও মেইলটি বের করতে পারবেন প্রয়োজনে। সাবজেক্টকে টু-দা-পয়েন্ট রাখুন।

সময়মত প্রত্যুত্তর

ই-মেইলের উত্তর একদম তাৎক্ষনিক না করতে হলেও, সংগত ও যথাযথ সময়ে তার উত্তর দেয়া আবশ্যকীয়। পর্যাপ্ত সময় হাতে রেখেই একটি ই-মেইলের উত্তর দেয়া উচিৎ, সাধারনত এই সময়সীমা হচ্ছে ই-মেইল পাওয়ার ১ হতে ২ দিনের মধ্যেই। তবে আপনি যদি সেলস, কাস্টোমার সারভিস, টেক সাপোর্ট বা এমন কোন ফিল্ডে কাজ করেন যেখানে অবিলম্বে প্রতিজবাব কাম্য তাহলে আপনার মেইলের চটপট উত্তর দেয়াটাই শ্রেয়।

ALL CAPS এ ই-মেইল না লেখা

THIS IS JUST SO ANNOYING!!! একদম তাই! আপনি যখন এভাবে সব ALL CAPS এ লিখবেন, তা পাঠকের কাছে মনে হবে আপনি চিৎকার করে বলছেন; যা খুবই বিরক্তিকর। তাছাড়া ALL CAPS এ কোন মেইল লেখা হলে তা পড়াটাও খুব দুঃসহ হয়ে যায়।

বানান ও গ্রামার চেক করে ইমেইল পাঠান

আগেই বলেছি, এই কর্পোরেট কালচারের যুগে সবাই তার ইমেইলগুলোকে খুব সিরিয়াসলি নেয়। যাকে ইমেইল করা হচ্ছে তার কাছে যিনি ইমেইল করছেন অর্থাৎ প্রেরক এর ব্যক্তিত্বের একটা প্রতিফলন হয় সেই মেইলের মাধ্যমে। সেই মেইলে যদি ভুল বানান, যতিচিহ্ন ও গ্রামারের ভুল প্রয়োগ থাকে তাহলে তা প্রাপকের কাছে প্রেরকের ব্যাপারে একটা নেতিবাচক ইম্প্রেশন সৃষ্টি করে। আর এই সমস্যা সমাধানেই আছে Spell-Checker। আপনার ই-মেইল সেটিংস হতে নিশ্চিত করুন যে Spell-Checker অন রয়েছে এবং তার যথার্থ ব্যবহার করুন।

ই-মেইলের মাধ্যমে যোগাযোগের এরকম আরো অনেক প্রয়োজনীয় প্রচলিত রীতি রয়েছে। আগামি পর্বে আপনার সাথে বাকিগুলো শেয়ার করবো। আশা রাখছি, এই পর্বের বর্ণনা করা Rule-of-Thumb গুলো আপনার E-Mail Correspondence এ কার্যকরীভাবে ব্যবহার করবেন।

রেজাউর রহমান রবিন, ব্লগার

আর্টিকেলটি ভাল লাগলে লাইক করুন, শেয়ার করুন। কমেন্ট করে আপনার মতামত জানান।